Política de tratamiento de datos personales

1. Quién es el responsable de sus datos

• Responsable: Grupo Fenix S.A.S., que opera la marca Óptica Fénix.
• NIT: 901270795-2.
• Domicilio: Carrera 11 # 14-22, Centro, Girardot, Cundinamarca, Colombia.
• Teléfono: 311 520 9763.
• Correo para asuntos de datos personales: opticafenix@gmail.com.
• Sitio web: https://opticafenix.co

Esta política se rige por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 (que incorpora el Decreto 1377 de 2013) y las demás normas que las modifiquen o complementen.

2. Qué datos recogemos y por qué medio

En este sitio web recogemos únicamente los datos que usted nos entrega voluntariamente en los siguientes formularios:

• Agenda de citas: nombre completo, número de celular, correo electrónico (opcional), motivo de la cita, fecha y hora preferidas, notas adicionales (opcional) y, si usted decide contarlo, la ayuda que necesita para su visita (opcional).
• Registro para recibir consejos de salud visual: nombre y correo electrónico.

Este sitio no utiliza herramientas de analítica ni de publicidad que lo identifiquen. Puede consultar el detalle en nuestra política de cookies.

Los datos de su historia clínica (por ejemplo, la fórmula y los resultados de sus exámenes) no se recogen en este sitio web: se registran en la óptica durante la consulta y se manejan conforme a las normas de historia clínica y de protección de datos que aplican al sector salud.

3. Para qué usamos sus datos (finalidades)

• Gestionar su cita: registrar la solicitud, llamarle o escribirle (por correo o WhatsApp) para confirmarla, reprogramarla o cancelarla.
• Prepararnos para recibirle: si usted nos cuenta que necesita alguna ayuda para su visita, la usamos únicamente para atenderle mejor ese día.
• Enviarle consejos de salud visual y novedades de la óptica, solo si usted se registró para recibirlos. Puede pedir que dejemos de enviarlos en cualquier momento.
• Atender sus consultas, peticiones, quejas y reclamos.
• Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridades competentes.

No vendemos ni alquilamos sus datos personales.

4. Datos sensibles

La información sobre su salud o una situación de discapacidad (por ejemplo, la ayuda que necesita para su visita) es un dato sensible. Por eso:

• Responder las preguntas sobre datos sensibles es totalmente opcional: no está obligado a hacerlo y su cita se agenda igual.
• Solo la usamos para la finalidad que le informamos al pedirla, y la conocen únicamente las personas de la óptica que la necesitan para atenderle.
• No la compartimos con terceros para fines distintos a su atención.

5. Datos de niñas, niños y adolescentes

Cuando la cita es para un menor de edad (por ejemplo, para el control de miopía), la solicitud debe hacerla su padre, madre o representante legal, quien autoriza el tratamiento de los datos. Siempre tratamos esa información respetando el interés superior del menor y sus derechos fundamentales.

6. Su autorización

Al enviar un formulario de este sitio y marcar la casilla de autorización, usted nos autoriza a tratar sus datos para las finalidades descritas en esta política. Guardamos un registro de la fecha y hora en que dio su autorización. Usted puede revocarla en cualquier momento, como se explica en la sección 9.

7. Con quién compartimos sus datos

Para prestarle el servicio, algunos proveedores tratan sus datos por cuenta nuestra y siguiendo nuestras instrucciones (encargados del tratamiento):

• Proveedor de alojamiento del sitio web: Amazon Web Services (AWS), donde funcionan el sitio y su base de datos.
• Google: para registrar las solicitudes de cita en nuestro calendario (Google Calendar).
• Softop: nuestro software de agenda e historias clínicas.
• WhatsApp (Meta): cuando le escribimos por ese medio para confirmar o recordar su cita.
• Brevo: para administrar la lista de personas registradas para recibir consejos de salud visual y enviarles los correos (cada uno incluye un enlace para darse de baja), y para enviarle el resumen de su solicitud de cita, si nos deja su correo.

Algunos de estos proveedores pueden almacenar la información en servidores ubicados fuera de Colombia. En esos casos exigimos que mantengan niveles adecuados de protección, conforme a la ley colombiana. El dato sensible sobre la ayuda para su visita no se envía al calendario de Google.

8. Cuánto tiempo conservamos sus datos

• Solicitudes de cita: hasta un año después de la fecha de la cita, salvo que la cita dé lugar a una historia clínica, que se conserva por el tiempo que exige la ley.
• Registro para consejos de salud visual: hasta que usted pida darse de baja.

9. Sus derechos

Como titular de los datos, usted tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Pedir prueba de la autorización que nos dio.
• Ser informado, si lo pide, sobre el uso que les hemos dado a sus datos.
• Revocar la autorización y pedir que suprimamos sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley, después de haber presentado su consulta o reclamo ante nosotros.

10. Cómo ejercer sus derechos

Escríbanos al correo opticafenix@gmail.com o acérquese a la óptica, indicando su nombre, su número de identificación, lo que solicita y un dato de contacto para responderle. Estas solicitudes las atiende la Auxiliar Administrativa de Óptica Fénix.

• Consultas (por ejemplo, qué datos suyos tenemos): le respondemos en máximo 10 días hábiles. Si no es posible, le explicamos el motivo y le respondemos en máximo 5 días hábiles más.
• Reclamos (por ejemplo, corregir o suprimir datos, o revocar la autorización): le respondemos en máximo 15 días hábiles. Si no es posible, le explicamos el motivo y le respondemos en máximo 8 días hábiles más. Si su reclamo está incompleto, le pediremos la información faltante dentro de los 5 días siguientes; si pasan dos meses sin que la envíe, entenderemos que desistió.

11. Seguridad de la información

Aplicamos medidas técnicas y administrativas razonables para proteger sus datos contra pérdida, uso o acceso no autorizado: el sitio funciona con conexión cifrada (HTTPS), la base de datos no es accesible desde internet y solo el personal autorizado de la óptica accede a la información de las citas.

12. Cambios a esta política

Si hacemos cambios importantes a esta política, los publicaremos en esta página con su nueva fecha de vigencia y, cuando la ley lo exija, le pediremos una nueva autorización.